Yasal Uyumlu İşe Alım Süreçleri ve Dikkat Edilmesi Gerekenler
İşe alım süreci yalnızca doğru adayı bulmaktan ibaret değildir; aynı zamanda yasal sorumluluklarla çevrili hassas bir süreçtir.
Birçok işveren, işe alım aşamasında yaptığı küçük bir hatanın ileride idari para cezası, iş davası veya itibar kaybına dönüşebileceğini gözden kaçırır.
Oysa sürecin başından itibaren kanunlara uygun hareket etmek, hem işverenin hem de adayın haklarını korur.
Bu yazıda, 4857 sayılı İş Kanunu, 5510 sayılı SGK Kanunu ve KVKK (6698 sayılı Kanun) çerçevesinde, işe alım sürecinde dikkat edilmesi gereken temel noktaları sizler için özetledik;
1. Aday Bilgilerinin Toplanması: KVKK Uyumunun Temel Adımı
İlk temas noktası genellikle başvuru formu veya CV gönderimidir.
Bu aşamada işveren, adayın kişisel verilerini işlediği için 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na (KVKK) tabidir.
Dikkat edilmesi gerekenler:
- Adaylardan alınan bilgiler yalnızca işe alım amacıyla kullanılmalıdır.
- “Açık rıza metni” veya “aydınlatma metni” paylaşılmalı, hangi verilerin hangi amaçla işlendiği belirtilmelidir.
- CV’ler işe alım süreci sonrasında uzun süre saklanmamalı; “olumsuz değerlendirilen” adayların verileri makul süre içinde silinmelidir.
- Adayın fotoğrafı, referans bilgisi veya kimlik fotokopisi yalnızca gerekli olduğunda istenmelidir.
Öneri:
İş başvuru formlarında mutlaka şu ibare yer almalıdır:
“Tarafınıza ait kişisel veriler, yalnızca işe alım süreçlerinde değerlendirilmek üzere 6698 sayılı Kanun kapsamında işlenecek ve korunacaktır.”
2. İş İlanlarının Eşitlik İlkesine Uygun Hazırlanması
4857 sayılı İş Kanunu madde 5 uyarınca, işe alım sürecinde hiçbir aday cinsiyet, yaş, medeni durum, hamilelik, etnik köken, din veya siyasi görüş gibi nedenlerle ayrımcılığa uğratılamaz.
Yanlış örnek:
“35 yaş altı kadın adaylar tercih edilecektir.”
Doğru örnek:
“Benzer pozisyonda deneyim sahibi adaylar tercih sebebidir.”
Ayrıca, engelli adaylar için erişilebilir başvuru imkânı sunmak da eşitlik ilkesinin bir parçasıdır.
Unutmayın: Ayrımcı bir ilan yalnızca etik değil, hukuken de risklidir. İşveren aleyhine ayrımcılık tazminatı doğurabilir.
3. Mülakat Sürecinde Sınırların Bilinmesi
Mülakatlar yalnızca pozisyonla ilgili yeterlilikleri ölçmek içindir.
Bu nedenle adaylara kişisel veya özel hayatına ilişkin sorular yöneltmek hukuka aykırıdır.
Sorulmaması gereken örnek sorular:
- “Evli misiniz, çocuk düşünüyor musunuz?”
- “Sigara kullanıyor musunuz?”
- “Siyasi görüşünüz nedir?”
Sadece pozisyonla ilgili sorular:
“Bu görevde vardiyalı çalışmak sizin için uygun olur mu?”
“Benzer ekip çalışmalarında nasıl bir rol üstlendiniz?”
Mülakat süreci, hem adaya hem şirkete saygı çerçevesinde yürütülmelidir.
4. Referans Kontrolleri: Onay Alınmadan Yapılmamalıdır
İşverenler sıklıkla adayın önceki iş yerini arayarak bilgi almak ister.
Ancak KVKK gereği, adayın açık onayı olmadan üçüncü kişilerden bilgi alınamaz.
Doğru uygulama:
Adaydan yazılı veya e-posta yoluyla şu tarz bir izin alınmalıdır:
“Önceki iş yerimle referans kontrolü amacıyla iletişime geçilmesini onaylıyorum.”
Bu hem yasal güvence sağlar hem de profesyonel bir duruş sergiler.
5. İşe Başlatma Aşamasında Sözleşme Düzeni
4857 sayılı İş Kanunu madde 8’e göre, belirli veya belirsiz süreli iş sözleşmeleri yazılı yapılmalıdır.
Sözlü anlaşmalar hem işveren hem çalışan açısından ciddi uyuşmazlık riski taşır.
İş sözleşmesinde yer alması gereken temel unsurlar:
- İşin tanımı ve görev yeri
- Ücret, ödeme dönemi ve yan haklar
- Deneme süresi (varsa)
- Çalışma saatleri, izin hakları
- Fesih şartları
Öneri:
Sözleşme ekinde “Aydınlatma Metni”, “İş Sağlığı ve Güvenliği Taahhütnamesi”, “Kişisel Veri Koruma Taahhüdü” gibi belgeler de bulunmalıdır.
6. SGK Bildirimi ve Yasal Süreler
5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu uyarınca, her işveren çalışanın sigorta girişini işe başlamadan bir gün önce e-SGK sistemi üzerinden yapmak zorundadır.
Aksi halde:
- Her bir sigortasız çalışan için idari para cezası,
- Ayrıca geriye dönük prim borcu ve faiz uygulanır.
İpucu:
İşe alım takviminizi bu süreye göre planlayın ve insan kaynakları ile muhasebe birimi arasında net iletişim kurun.
7. Arşivleme ve Veri Saklama Süreleri
İşe alım sürecinde elde edilen tüm belgeler (başvuru formları, test sonuçları, mülakat notları) belirli sürelerle saklanmalıdır.
Ancak bu süre “makul” olmalı ve işleme amacı ortadan kalktığında veriler imha edilmelidir.
Yasal saklama süreleri (örnek):
- İşe alınan personel dosyaları: 10 yıl
- Aday başvuru belgeleri: 6 ay – 1 yıl
- Kamera, ses, test kayıtları: İşleme amacı bitince silinmeli
Bu süreçlerin yazılı hale getirilmesi, olası KVKK denetimlerinde işverenin elini güçlendirir.
Sonuç:
Yasal uyumlu işe alım süreci, yalnızca “riskten kaçınma” değil, aynı zamanda kurumsal itibar ve güven demektir.
Adaya saygı gösteren, verilerini koruyan, eşitlik ilkesine uyan ve belgelerini doğru yöneten şirketler;
hem doğru yeteneği çeker hem de uzun vadede sürdürülebilir bir insan kaynağı oluşturur.
Doğru adayı bulmak kadar, doğru süreci yürütmek de profesyonellik ister.